第二節(jié)公文格式

　　公文格式內(nèi)容包括：公文組成部分(要素)的排列順序和標識規(guī)則、紙張規(guī)格尺寸、印刷要求等。(現(xiàn)行公文通用格式見下頁圖示。)

　　一、公文各組成部分(要素)及其標識規(guī)則

　　(一)眉首(文頭部分)

　　包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素(組成部分)。位于公文首頁上端。這部分用一條與版心等寬的通欄紅一色細實橫線與主體部分隔開，以使文面美觀、醒目。黨的機關(guān)的文件，其間隔橫線正中常有一顆實體五角紅星。

　　1.份數(shù)序號《條例》作“份號”。黨的機關(guān)的秘密文件、行政機關(guān)的機密和絕密文件均應(yīng)標明份數(shù)序號。份數(shù)序號一般用兩位阿拉伯數(shù)碼，置于版心左上角頂格第一行。

　　2.秘密等級和保密期限秘密等級即“密級”，公文的涉密程度標志。分別用“絕密”、“機密”、“秘密”表示。公文標識密級，其作用是表明文件涉及國家秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其分別采取不同的措施，維護國家安全和利益。

　　公文如需標識密級，頂格標識在版心(文頭)左上角(《公文格式》規(guī)定標識在右L角，而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號，因此不便再標識密級等)份號之下一行位置，兩字之間空1字。如需同時標識保密期限的，在密級之后標識“★”號，然后標識保密期限。

　　3.緊急程度《條例》中作“緩急時限”，表明對公文送達和辦理的時間要求的標志。分別用 “特急”、“急件”表示;黨的機關(guān)公文用“特急”、“加急”表示。其作用是維護公文時效，避免延誤。若是緊急電報，則標明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

　　緊急程度標注在版心(文頭)左上角密級下面一行，單獨使用則標注在版心(文頭)左上角第一行位置。

　　4.發(fā)文機關(guān)標識俗稱“公文名稱”，即《條例》所指版頭。一般由發(fā)文機關(guān)(單位)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成(俗稱大版頭)，居中排一行。確有必要，也可在發(fā)文機關(guān)(單位)名稱后面加一個圓括號()，括號內(nèi)標標注發(fā)文的文種(俗稱中版頭);或者只列發(fā)文機關(guān)(單位)名稱(俗稱小版頭)。

　　政府機關(guān)公文發(fā)文機關(guān)標識通常有兩種形式：一是《XXX人民政府文件》，俗稱為“文件版頭”。二是《XXX人民政府》，俗稱為“函件版頭”。企事業(yè)單位可比照使用。

　　聯(lián)合行文并列兒個發(fā)文機關(guān)(單位)，但應(yīng)將主辦機關(guān)(單位)排列在前。黨政聯(lián)合行文，一 般使用黨委機關(guān)的公文名稱。如聯(lián)合行文機關(guān)(單位)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

　　在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。

　　政府機關(guān)的上行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣之上，要留出55毫米的空白作“領(lǐng)導(dǎo)批示域”，供上 級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。

　　5.發(fā)文字號發(fā)出文件的代號，由發(fā)文機關(guān)(單位)代字、年份、序號構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。一件公文只有一個發(fā)文字號，幾個機關(guān)(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(guān)(單位)發(fā)文字號。

　　機關(guān)(單位)代字(以下簡稱機關(guān)代字)要簡潔，一般在兩、三個字以內(nèi);專指性要強，在一個市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機關(guān)代字;不能將機關(guān)代字分列在年份兩邊。

　　年份(《條例》作“發(fā)文年度”)用阿拉伯數(shù)字寫全，如寫為“1999 ", " 2006 "之類。年份置于六角括號〔〕中，不能再標示為方括號[]和圓括號()。年份位于機關(guān)代字與序號之間。

　　序號(發(fā)文順序號)每年從1號開始，按先后順序編到當年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號前也不寫“第”，以顯簡明。

　　不同類型的行文，發(fā)文字號的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號居左空1字。發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。 (發(fā)文字號只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。

　　6.簽發(fā)人指代表機關(guān)核準并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。_上報黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的公文，要由本機關(guān)(單位)的主要負責人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側(cè)，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。

　　(二)主體部分

　　排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)、印章、成文時間和附注。

　　1標題公文式標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標題應(yīng)力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標題一般要求完整，不能省略發(fā)文機關(guān)和事由，這樣使標題更莊重，也便于一下級引用。發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　標題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。(黨的機關(guān)公文則要加書名號。)

　　標題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。

　　2.主送機關(guān)(單位)

　　也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負實際辦理或答復(fù)責任的機關(guān)、單位或團體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦理、答復(fù)負法定責任的機關(guān)、單位、團體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。

　　第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機關(guān)(單位)，不得多頭主送;受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)單位向_[級請小，如需同時報送另一個上級機關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。

　　第二，普發(fā)性的一「行文主送對象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關(guān)單位”之類不明確的模糊稱呼。

　　第三，除領(lǐng)導(dǎo)I司志有專門交代者外，所有上報文件都應(yīng)主送機關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個人。

　　第四，主送機關(guān)位于標題之下、正文之前，從左至右頂格標識，回行時仍頂格。如主送對象稍多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。

　　第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對象。決定、決議、會議紀要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機關(guān)的上方，標明“主送”或者“分送”的機關(guān)單位。如主送機關(guān)單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可將主送機關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時其標注方法與抄送欄規(guī)定相同。

　　3.正文

　　指公文的內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。應(yīng)當使用國家法定計一量單位。

　　4.附件及附件說明

　　附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨立的實體，一旦被一件正式公文規(guī)定為附件后.即成為該公文的一個組成部分，如無專門說明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內(nèi)容具體化、完整化;為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料;被正件確認其作用與效力。

　　公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標寫“附件”，冒號后再分別標明附件標題、份數(shù)，后面不加標點符號。有幾個附件時，還應(yīng)用阿拉伯數(shù)碼標出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。

　　附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件(或帶序號)。

　　有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準、確認其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標注附件名稱了。

　　5.印章及發(fā)文機關(guān)(單位)署名

　　發(fā)文機關(guān)(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟文書，也可以不署發(fā)文機關(guān)(單位)，而由機關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機關(guān)的位置，寫明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名(或蓋簽名章)，如“省長XXX”、“縣長XXX”、“廠長XXX”、“經(jīng)理XXX”

　　發(fā)文機關(guān)(單位)或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機關(guān)(單位)占一行。會議紀要、電報文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標識發(fā)文機關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。

　　印章是公文的生效標志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是證實公文作者合法性及公文效力的標志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾�的標志。政府機關(guān)公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機關(guān)(單位)，就不再標識發(fā)文機關(guān)(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應(yīng)印上套紅印章。

　　單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機關(guān)和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)(單位)名稱(一可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機關(guān)公文既署名又蓋印章時，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。

　　當正文(附件)后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。

　　6.成文日期

　　指定稿形成公文的時間。(不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合行文以最后會簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準;凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準;電報以發(fā)出日期為準。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會議紀要等會議文件常以簽注形式安排在標題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機關(guān)下面右空4個字距離排一行。成文時間一律用規(guī)范小寫漢字數(shù)碼標明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能寫為" 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之類。黨的機關(guān)公文成文日期則用阿拉伯數(shù)字標示。

　　發(fā)文機關(guān)及成文日期也合稱為落款。

　　7.附注

　　主要用以標注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達范圍，或用于對不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語及需要說明的有關(guān)事項的解釋、說明。附注位于公文末頁左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空兩格加圓括號標示，如“(此件發(fā)至XX級)”或“(此件傳達到XX級)”之類。每項(名詞術(shù)語、事項等)說明為一個自然段，如兩項和兩項以上的，每項前標明序號。

　　(三)版記(文尾部分)

　　位于公文正件末頁下端，包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期(印刷版記)等部分。

　　1.主題詞

　　主題詞是用來揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語，是在概括公文內(nèi)容特征方面起關(guān)鍵作用的詞語，也叫關(guān)鍵詞。標注主題詞，能與標題相配合，簡要而準確的揭示公文內(nèi)容。這對提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應(yīng)將有存檔利用價值的公文，都標注主題詞。

　　要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強的主題詞。上報的公文應(yīng)按上級機關(guān)制發(fā)的主題詞表標注主題詞。每件公文最少選用3個主題詞語，通常是3-5個詞語，最多不超過7個。標注的順序，前幾個詞語表示公文的主要內(nèi)容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一個表示公文的文種。

　　主題詞位于公文末頁注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行�！爸黝}詞：”字樣后標注主題詞語，各詞語間空一格。

　　2.抄送機關(guān)指主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機關(guān)、單位和組織。

　　一律使用“抄送’夕，抄送機關(guān)(單位)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　要嚴格控制抄送機關(guān)、單位和個人，可送可不送的不抄送，完全無關(guān)的堅決不送。位應(yīng)準確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫“各有關(guān)單位”之類。一般也不抄送個人。

　　抄送機關(guān)(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細實線形成抄送欄。起首居左空1字標出“抄送：”字樣，然后按機關(guān)、單位的級別、性質(zhì)、有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標點符號逗號“，”分隔，最后打上句號。

　　抄送機關(guān)(單位)排列次序可按以下辦法處理：按上級、平級、一下級為序;若系同一級別的，則按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機關(guān)的順序排列;若是本系統(tǒng)行文，下級單位在前，部門在后。要注意，本單位各部門及領(lǐng)導(dǎo)均不應(yīng)列入抄送欄，也不必寫“存檔2份”之類。

　　3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

　　《條例》作“印刷版記”。這是對公文印制發(fā)出情況的說明，準確反映公文的生成時間，以界定生效日期與印發(fā)時間的區(qū)別。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機關(guān)(單位)的辦公廳(室)或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

　　位于抄送欄之下(無抄送欄的在主題詞之下)，劃一條細實線形成1行的印刷版記欄。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。線下右邊用圓括號標注印刷份數(shù)。

　　印刷版記的位置，應(yīng)置于公文最后一面(封四)最后一行處。

　　二、公文的特定格式

　　(一)信函式格式

　　不少機關(guān)單位常使用一種只標識發(fā)文機關(guān)名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。

　　1.發(fā)文機關(guān)名稱一般用全稱，置于首頁線上。

　　2.在發(fā)文機關(guān)名稱4 mm之下印一條上粗下細的武文線，在距下頁邊20 mm處印一條上細卜粗的文武線。

　　3.發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。如需標識份數(shù)序號、秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。(一般說來，“信函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項)

　　4.發(fā)文字號下空1行標識公文標題。首頁不顯示頁碼，其后由第2頁開始標識。第2頁后不再標識紅色雙線。

　　(二)會議紀要格式

　　這里所指的會議紀要格式，專指黨政機關(guān)、單位的辦公會議紀要。

　　1.會議紀要標識由“XXXXXX會議紀要”組成。其標識位置同“文件式”發(fā)文機關(guān)標識方法‘樣·

　　2.在會議紀要之下空2行居中標識編號，即“第X號”。編號的編制按年度為限。

　　3.在編號下空1行版心左邊緣頂格標識印發(fā)機關(guān)(部門)，一般是該機關(guān)、單位的辦公室或文秘部門。在印發(fā)機關(guān)同一行版心右邊緣頂格標識印發(fā)日期。在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長的紅線。

　　4.辦公會議紀要主體部分及版記部分的各項要求，與“文件式”公文的主體部分、)版記格式基本一致，只有兩點不同。一是辦公會議紀要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式：一是會議紀要不加蓋印章。