2011-03-07 來源:gzhgz.com | 貴州事業(yè)單位好工作
第三章公文的撰寫
第一節(jié)公文撰寫的要求
一、公文撰寫的基本要求
(一)符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定,準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖;全面、真實(shí)地反映本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況,提出問題準(zhǔn)確、分析問題實(shí)事求是,解決問題的政策、措施切實(shí)可行。
(二)主旨突出,觀點(diǎn)鮮明,內(nèi)容充實(shí),條理清晰,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表達(dá)準(zhǔn)確,語言精練,篇幅簡(jiǎn)短,文風(fēng)端正。
(三)得體合規(guī),符合公文特定的體式要求
1.行文關(guān)系、文種、格式合乎規(guī)范。
2.表述宜用直筆,忌用曲筆,應(yīng)露而不藏,直言不諱。公文敘述事物平直,來龍去脈一清二楚;匯報(bào)情況,一是一,二是二,實(shí)事求是;表明觀點(diǎn),提倡什么,反對(duì)什么,態(tài)度鮮明;提出要求,應(yīng)當(dāng)怎么辦,不準(zhǔn)怎么辦,明確具體。
3.行文語氣得體。上行文要尊敬上級(jí),又不阿諛逢迎;平行文要平等協(xié)商,互相尊重、理解與支持;下行文既要嚴(yán)肅決斷,又要質(zhì)直不傲,既堅(jiān)持原則,又以理服人、體諒下級(jí)實(shí)際困難。
4.堅(jiān)持一文一事。除了辦公會(huì)議紀(jì)要外,一件公文只提出或解決一個(gè)方面的問題,以利公文辦理。
(四)公文的語言,要求做到以下幾點(diǎn)
1.明晰表意明白、清楚,不晦澀,無歧義。要讓人看得懂,能清楚地理解你的意思。語言是思想的載體,思想明晰,語言才一可能明晰。要選用含義確定、意思明確的詞語;選用通俗易懂的詞語,不要用過時(shí)、冷僻的詞語,更不能生造詞語。
2.準(zhǔn)確能恰如其分地說明情況、闡述做法、表達(dá)思想。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題,但最基本的是詞語的錘煉問題。錘煉詞語,就是要選用最恰當(dāng)、最能說明特定事物的詞語入文,認(rèn)真分辨詞類,精心辨析詞義,正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
3.簡(jiǎn)樸是要簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事實(shí)說、直陳直敘,不冗長(zhǎng)繁雜,不浮華藻飾。應(yīng)注意實(shí)事求是,實(shí)話實(shí)說;敘事說理,開門見山:遣詞造句,惜字如金。
4.莊重要端莊、鄭重,這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴(yán)正立場(chǎng)、嚴(yán)肅態(tài)度的體現(xiàn),也是公文強(qiáng)烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。這就要求:(l)要用規(guī)范的書面語言,符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求,一般不得使用口語、方言、卜語。(2)恰當(dāng)?shù)厥褂脤S谜Z。在長(zhǎng)期的公務(wù)實(shí)踐中,由于行文關(guān)系和處理程序的需要,公文逐漸形成了一套常用的專用語,即公文特定用語,F(xiàn)代的公文特定用語,已基本規(guī)范化、定型化,具有含義的確定性,它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉牡膬?nèi)容及格式的同時(shí),還能自然地增強(qiáng)簡(jiǎn)明、莊重的語體風(fēng)格。
公文語言明晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)樸、莊重的特點(diǎn),不是孤立存在的,而是互相聯(lián)系,統(tǒng)一存在于一份公文的整體之中。因而撰寫公文的時(shí)候,遣詞造句,要從體現(xiàn)這些特點(diǎn)出發(fā),切勿顧此失彼。
二、公文撰寫的具體要求
(一)突出主旨
公文的主旨,是社會(huì)生活的客觀反映和作者主觀思想結(jié)合的產(chǎn)物,即文章中通過個(gè)部材料所表達(dá)的中心思想(或主要內(nèi)容)和作者寫作意圖的統(tǒng)一?梢姡牡闹髦,一般由寫作目的和中心思想(或主要內(nèi)容)兩部分組成。只有在一些短小的應(yīng)用文如任免令、公告、啟事等文章中,有時(shí)才只有主要內(nèi)容而沒有寫作意圖。公文的整個(gè)寫作過程,都要受到主旨制約,以主旨為核心組成個(gè)有機(jī)整體。確立主旨,就必須充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交代的寫作意圖;應(yīng)研究全局情況,抓住事物本質(zhì)。
要突出主旨,應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)。
1.正確使用標(biāo)題
公文的標(biāo)題有三種形式,即公文式標(biāo)題、四項(xiàng)式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題。公文標(biāo)題有兩種作用:
公文特別是篇幅較長(zhǎng)的文章,不但要突出主旨(也可稱之為基本觀點(diǎn)),而且還需提煉和安排一些從屬觀點(diǎn)(也稱為小觀點(diǎn)、觀點(diǎn))來闡述、說明主旨。只有這樣,公文內(nèi)容才會(huì)充實(shí),論述、說明才更充分,文章才更富邏輯力量。
觀點(diǎn)是作者對(duì)某一問題、某一現(xiàn)象或某些材料的看法、意見,對(duì)某一規(guī)律的認(rèn)識(shí)。在公文中,觀點(diǎn)是直接陳述、鮮明顯示出來的。受文對(duì)象對(duì)公文的觀點(diǎn),則是一看就明白,一聽就懂得。要使公文的觀點(diǎn)鮮明,應(yīng)從以下諸方面注意。
1.明白顯示、準(zhǔn)確表達(dá)觀點(diǎn)。
要明白顯露直截了當(dāng)?shù)乇砻髯髡叩膽B(tài)度、評(píng)價(jià),決不允許掩飾和曲筆;要給受文對(duì)象傳達(dá)唯一性的信息,決不能模糊、含混或者有歧義。在篇幅較長(zhǎng)的公文中,常用小標(biāo)題或?qū)又季?或段旨句、條旨句)表明觀點(diǎn),使文章觀點(diǎn)鮮明,層次清楚。也常開門見山直陳主旨和要點(diǎn),給受文對(duì)象以先入為主的深刻印象。現(xiàn)在不少公文,如篇幅稍長(zhǎng)的決定、決議、指示、通知、會(huì)議報(bào)告、總結(jié)等文種,都常采用這種方法。
2.用好小標(biāo)題(層首句、段首句、條首句)
較長(zhǎng)的公文,常將全文分成兒個(gè)部分,每部分用一個(gè)小標(biāo)題。或?qū)⑷姆譃槿羰畬哟、若干段落或若干條文,每層、每段、每條前面分別用一個(gè)短語或短句提示該層、該段或該條內(nèi)容,有時(shí)用黑體字標(biāo)示出來。我們把這些短語、短句分別稱之為層首句、段首句或條首句,它們的作用與小標(biāo)題相似。
小標(biāo)題(含層首句、段首句、條首句,以下同)在公文中有兩類作用。一是提示該部分(含該層、段、條,以下同)內(nèi)容的范圍。例如《關(guān)于組織開展第三次全國(guó)城市衛(wèi)生檢查評(píng)比活動(dòng)的通知》中,五條的條首句分別是“組團(tuán)方式、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、檢查評(píng)比方法、其他事項(xiàng)”。二是揭示該部分中心,如《三峽工程四川庫區(qū)一期水位移民搬遷安置現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》,開頭、結(jié)尾之外,主體部分兒個(gè)小標(biāo)題分別是:
一、認(rèn)清形勢(shì),服從大局,務(wù)必完成一期水位移民安置搬遷任務(wù)。
二、明確指導(dǎo)思想,理清基本思路,制定具體措施。
三、通盤考慮,周密部署,抓緊實(shí)施。
四、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)責(zé)任,扎實(shí)工作。
第二類這種小標(biāo)題,已概括簡(jiǎn)明地揭示了該層次(部分)的旨意,我們可稱之為層旨句,類似作用的段首句、條首句可稱之為段旨句、條旨句。當(dāng)然,旨句不一定都在層首、段首或條首,但在公文中為引起閱者注意,便于理解,常將其置于首句處。
從不同實(shí)際考慮,公文可酌情使用這兩種小標(biāo)題。一般說來,法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章和政策性的公文、會(huì)議通知、合同等文種,常采用第一類小標(biāo)題;而指揮部署工作的公文、匯報(bào)工作、總結(jié)性的文書,則常用第二類小標(biāo)題。但為使文章觀點(diǎn)鮮明,應(yīng)盡可能使用第二類小標(biāo)題。因?yàn)榈谝活愋?biāo)題對(duì)內(nèi)容范圍雖有提示作用,但從嚴(yán)格的語法意義長(zhǎng)說,它并沒有形成一種觀點(diǎn)。
這兩類作用不同的小標(biāo)題,在語法結(jié)構(gòu)上有極大不同。第一類通常用名詞性的偏正詞組(短語)構(gòu)成,第二類則常用動(dòng)詞性的動(dòng)賓詞組(述賓短語)或動(dòng)詞性謂語句構(gòu)成。這是我們?cè)谑褂脮r(shí)尤其要注意的。
3.注意強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)
在一些公文中,為了表明自己的立場(chǎng)、主張、看法,使觀點(diǎn)更為鮮明,也為了引起公文閱讀者(或者聽眾)的注意,必要時(shí)要注意強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。通常使用層前總提語、層后總括語、文中強(qiáng)調(diào)語等形式來強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。
(1)層前總提語
在公文一些較長(zhǎng)的層次、部分中,常在層首句(或者小標(biāo)題)一下,圍繞層次中心,分條列項(xiàng)地陳述、說明、闡述有關(guān)問題。為了使分散的各條文內(nèi)容給閱文者留下集中、鮮明的印象,就可以在層次(部分)開始時(shí),在各條文之前寫一段話,用以領(lǐng)起下文。通常把這一段話稱為層前總提語。例如在《圍繞西部人開發(fā)戰(zhàn)略做好人事人才工作》這篇工作研究中,第三部分是“加強(qiáng)人才市場(chǎng)建設(shè),充分發(fā)揮市場(chǎng)配置人才一資源的作用”,下面分8條闡述了加強(qiáng)人才市場(chǎng)建設(shè)的措施。而在這部分開頭,就有一段層前總提語:
人才資源社會(huì)化,資源配置市場(chǎng)化,已經(jīng)成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人才制度改革的必然趨勢(shì)。建立完備的人才市場(chǎng)體系,既是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物,也是搞好人才資源開發(fā)的客觀需求。在人才市場(chǎng)建設(shè)上,我們必須針對(duì)新的情況,采取開拓性的措施,力爭(zhēng)突破性的進(jìn)展。(重在啟后。)
顯然,有沒有這一段總提語,效果是大不相同的。層前總提語在強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)時(shí)一,可以撮要概述層次中心或者主要內(nèi)容,或者介紹相關(guān)背景材料,闡述有關(guān)理論、認(rèn)識(shí),強(qiáng)調(diào)有關(guān)意義。
(2)層后總括語
有時(shí),為了強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn),也可以在層次(部分)分條列項(xiàng)陳述說明之后,寫一段話來總結(jié)上文。通常把這段話稱為層后總括語。它可以概括上文主要觀點(diǎn)、主要內(nèi)容、層旨,或者強(qiáng)調(diào)上文重點(diǎn),補(bǔ)充完善上文次要內(nèi)容,說明背景材料,也可以運(yùn)用“但,’書的手法,使文章更有辨證性。
層后總括語常用“總之”、“綜上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特別應(yīng)該)強(qiáng)調(diào)的是”、“不難看出”、“盡管(雖然)……但是”等語句領(lǐng)起強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。例如題為《加強(qiáng)人才市場(chǎng)體系建設(shè),推動(dòng)縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展》的工作研究,在主體部分“二、人才交流工作的現(xiàn)狀”中,分6項(xiàng)陳述了現(xiàn)行人才一交流工作中存在的不正,F(xiàn)狀后,總括性地寫道:
綜上可見,人才交流工作中的諸多“不盡如人意”之處,給人才的合理流動(dòng)、科學(xué)配置產(chǎn)生了一定的副作用,阻礙了人才積極性、創(chuàng)造性的充分發(fā)揮,制約了人才在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用。
這段層后總括語強(qiáng)調(diào)了人才交流工作中存在的上述不正,F(xiàn)狀造成的負(fù)面影響。
層前總提語、層后總括語都具有承前啟后的作用。層前總提語主要是啟后,層后總括語一主要是承前。
(3)文中強(qiáng)調(diào)語
有時(shí),也可以在文中的關(guān)鍵處強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)。有些重要的觀點(diǎn)、新穎的觀點(diǎn)、作者獨(dú)到的觀點(diǎn)、針對(duì)對(duì)方的觀點(diǎn)、需要引起對(duì)方注意的觀點(diǎn)等,就可以在文中強(qiáng)調(diào)。
文中強(qiáng)調(diào)語常用兩種形式。一種是用呼語領(lǐng)起所強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。在講話稿中,突然出現(xiàn)了“各位代表”、“同志們、朋友們”這類稱呼語時(shí),后面常常是要強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。另一種是用插入語領(lǐng)起所強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。通常使用的這類語句有“尤其值得注意的是”、“特別應(yīng)該強(qiáng)調(diào)(指出)的是”、“不難看出”、“筆者認(rèn)為”、“試問”、“請(qǐng)問”等等。
(三)充實(shí)材料
材料是作者為某一寫作目的,從生活中搜集、提取以及寫入文章中的事實(shí)、數(shù)字、論據(jù)等。即凡是被作者有意識(shí)地搜集的這一切,不論是否寫入文中,都稱為材料。在文學(xué)創(chuàng)作中,有素材、題材之分,在公文寫作中,統(tǒng)稱為材料。
公文寫作的材料,大致可分為事實(shí)材料和理論材料兩類。事實(shí)材料包括人物、事件、工作情況、現(xiàn)象、細(xì)節(jié)、數(shù)據(jù)圖表等;理論材料包括經(jīng)典著作、領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、文件、報(bào)刊重要社論及重要理論文章等。
公文的材料,要求真實(shí)、切題、典型、新穎。
公文材料的處理,應(yīng)當(dāng)在不違背事實(shí)真相,不改變事情原意,不損害事物本來面目的前提下,采取以下方式作必要的加工和處理:概括材料,以少勝多;濃縮材料,去粗取精;截取材料,去繁就簡(jiǎn)。
為了使材料更有表現(xiàn)力、說服力,公文寫作中,可以選擇點(diǎn)面材料或者對(duì)比材料、正反材料、現(xiàn)實(shí)材料和歷史材料、定性材料和定量材料,從不同角度、方面來說明、證明觀點(diǎn)。
在公文寫作中,安排材料的主要方式有:先亮觀點(diǎn),后舉材料;先列材料,后擺觀點(diǎn);邊列材料,邊擺觀點(diǎn),即夾敘夾議的寫法了。總之,要做到觀點(diǎn)和材料統(tǒng)一,用觀點(diǎn)統(tǒng)率材料,用材料說明觀點(diǎn)。
(四)安排結(jié)構(gòu)
確立了主旨和觀點(diǎn)、選取了材料,是解決了言之有理、言之有物的問題。要解決言之有序的問題則必須考慮結(jié)構(gòu)的安排。
1.公文安排結(jié)構(gòu)的要求是:圍繞主旨安排結(jié)構(gòu);要做到層次清楚,思路清晰;要完整、嚴(yán)謹(jǐn)、合理。
2.公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容有:
(1)標(biāo)題。
(2 ) 開頭公文的開頭,常常是“開門見山,下筆入題,起句發(fā)意”。開頭就點(diǎn)題,或者揭示全文內(nèi)容的走向,領(lǐng)起下文。常用的開頭方法有以下幾種。
—概述情況,簡(jiǎn)明、扼要、切題地介紹有關(guān)情況或背景。
—說明根據(jù),常以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語領(lǐng)起,行文有據(jù),增加了文章的權(quán)威性。
—介紹目的,常用“為了”、“為”、“……為此”等語,領(lǐng)出一下文。
—交代原因,可用“由于”、“因?yàn)椤、“鑒于”領(lǐng)起下文,亦可直接陳述原因。
—闡明觀點(diǎn),開頭提出結(jié)論性意見,或者點(diǎn)明主旨,下文再具體解釋、說明、闡述。
—表明態(tài)度,開頭就直截了當(dāng)對(duì)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關(guān)事項(xiàng)、會(huì)議表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià),提出看法。
—提出問題,用設(shè)問句開頭,提示文章中心或主要內(nèi)容,引起受文者思考與共鳴。
—慰問祝賀,常用于講話稿、禮儀性文章的開頭。
—引述來文,常用于針對(duì)來文而做出答復(fù)的文章。
—列序號(hào)開頭。
(3)結(jié)尾公文的結(jié)尾要言盡意明。既不能虎頭蛇尾,草率作結(jié),也不能畫蛇添足,或者以空話為尾。常見的結(jié)尾方式有以下幾種。
—收篇點(diǎn)題,用簡(jiǎn)練的語言,畫龍點(diǎn)睛似的提出主旨;或總結(jié)全文,形成完整印象;或針對(duì)開頭交代的論題和初步揭示的方向,前題后點(diǎn),結(jié)尾點(diǎn)明主旨;或者進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)、深化中心,形成深刻印象。
—提出希望、號(hào)召、意見、建議。
—強(qiáng)調(diào)說明,對(duì)主體內(nèi)容作必要的強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充,或說明有關(guān)事項(xiàng)。
—表示祝賀、慰問。
—自然作結(jié),以專門結(jié)尾用語如“特此報(bào)告“特此通知”等作結(jié)尾。
也有的主體部分言盡意明,就不另定結(jié)尾部分了。
(4) 層次和段落
公文的層次,要體現(xiàn)出客觀事件發(fā)展的階段性、客觀事物組成的系統(tǒng)性、客觀事物內(nèi)部的條理性和作者認(rèn)識(shí)、表現(xiàn)客觀事物的程序性。事物發(fā)展的一個(gè)階段、事物特性的一個(gè)方面、諸多問題中的一個(gè)問題、分析推論的一個(gè)分論點(diǎn),都可以組成一個(gè)層次。安排結(jié)構(gòu)時(shí),要防止層次混亂和不講層次兩種毛病。哪怕‘個(gè)層次不清,部分給構(gòu)零亂,也會(huì)影響到文章邏輯體系的完整和嚴(yán)謹(jǐn)。公文的層次有明顯的外部標(biāo)志,如每部分的序號(hào)、小標(biāo)題、層首句等。用好小標(biāo)題或?qū)哟尉洌瑢?duì)于內(nèi)容和形式的表現(xiàn)都t一分重要。
段落是表現(xiàn)思想內(nèi)容的最小單位,又叫自然段,小于層次,有明顯的換行標(biāo)志。除篇段合一的短文件外,應(yīng)用文都要?jiǎng)澐侄温,這是表達(dá)內(nèi)容、反映層次的需要,文章結(jié)構(gòu)的需要,也是讀者接受心理的需要。劃分段落必須注意單一、完整、有序、合理。
(5)過渡和照應(yīng)
文章要脈絡(luò)清楚、連綴成篇、文氣貫通、渾然一體,還離不開過渡和照應(yīng)。
過渡是相鄰層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換。它能承上啟下,使文章結(jié)構(gòu)緊密地聯(lián)結(jié)成為一個(gè)有機(jī)整體,使讀者思路順勢(shì)從前面自然引到后面。公文常用的過渡方式有四種:一是詞語過渡;二是句子過渡;三是段落過渡;四是自然過渡。
照應(yīng)指文章中不相鄰的層次、段落的關(guān)照和呼應(yīng)。前面提到的,后面有著落;后面說到的,前面有交代。這樣有助于加強(qiáng)前后內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系,增強(qiáng)文章的整體感。篇幅長(zhǎng)的公文尤其應(yīng)注意照應(yīng)。公文的照應(yīng)不同于文學(xué)作品的照應(yīng),它主要用于突出主旨,加深印象;深化主旨,立意更高;強(qiáng)調(diào)重點(diǎn),引起注意!S玫恼諔(yīng)方式,一是題文照應(yīng),二是首尾照應(yīng),三是前后照應(yīng)。
3.結(jié)構(gòu)的基本形式
公文采用邏輯結(jié)構(gòu)和時(shí)空結(jié)構(gòu)兩種結(jié)構(gòu)方式來組織結(jié)構(gòu)。
(1) 橫向組合結(jié)構(gòu)
其思路是橫向鋪排的,或按事物的組成部分展開,或按空間分布展開,或按事物的性質(zhì)歸屬關(guān)系展開。
—簡(jiǎn)單‘列舉式這是指圍繞主旨,把選用的材料分類后,逐條逐項(xiàng)并列排出。條理清楚,簡(jiǎn)潔醒目。法規(guī)、規(guī)章及合同等條文式公文,常采用這種結(jié)構(gòu)。
—總分條文式這種結(jié)構(gòu)體現(xiàn)著領(lǐng)屬關(guān)系或整體與部分的關(guān)系。有總有分,多為先總后分,也有的從總到分再到總,極少數(shù)是先分后總。常常是輻射式地展開結(jié)構(gòu),并列的各部分按事物的邏輯關(guān)系分項(xiàng)分條文安排,分別圍繞主旨闡述一個(gè)問題,或者說明事物的一個(gè)方面。這種結(jié)構(gòu)中心突出,層次分明,條理清楚,在正式文件中用得較多。
(2)縱向組合結(jié)構(gòu)
—直敘式或按時(shí)間先后為序,或以事情的發(fā)生、發(fā)展或變化過程為序。這種結(jié)構(gòu)比較單一,事情的來龍去脈很清楚,常用于內(nèi)容單純、敘事性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)的公文。
—遞進(jìn)式這是按事理的展開或認(rèn)識(shí)過程來深化來安排結(jié)構(gòu)的,可以循敘事—說理—結(jié)論或由淺入深層層推進(jìn),或提出問題—分析問題—解決問題。這種結(jié)構(gòu)常用于說理性較強(qiáng)的公文,或者是針對(duì)問題解決問題的公文。
(3) 縱橫交叉結(jié)構(gòu)
有些篇幅較長(zhǎng)的公文不是單一結(jié)構(gòu),而是將前面兩種結(jié)構(gòu)交叉運(yùn)用。但交叉不是雜亂無章,而是有主有從;蚴且詮臑橹,以橫為輔,或是以橫為主,以縱為輔。脈絡(luò)、思路仍然十分清楚。
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