一、公文的格式及要求

　（一）行政公文的基本格式

公文格式結構可分為文頭、行文、文尾三要素。

文頭部分：

——公文格式代碼，又稱文件檢索代碼。

——份號即公文編號。

——秘密等級，分“絕密”、“機密”、“秘密”。

——緊急程度，分“特急”、“急件”兩等。

※緊急程度的確定不是根據辦事人員的要求，而是根據文件實現要求確定的。以往的情況有不適當的地方。

——文件名稱，即公文名稱。

——發(fā)文寫號，包括機關代字、年份、序號三部分，如“桂食藥監(jiān)發(fā)〔2005〕×××號”。

——簽發(fā)人，一般供上行文用，與發(fā)文字號在同一行上。

※上報文件的簽發(fā)人必須是機關主要負責人。

2、行文部分：也稱正文部分。包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、成文時間、印章、附注等。

——標題。完整的公文標題由發(fā)文機關名稱、事由、文種三部分組成。

如《廣西壯族自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局關于開展2005年藥品專項整治工作的通知》這一公文標題中，“廣西壯族自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局”就是發(fā)文機關，“關于開展2005年藥品專項整治工作”就是事由，“通知”就是文種。

※目前出現的問題通常是：（1）沒有發(fā)文機關名稱；（2）標題不完整；（3）制作不規(guī)范，如“關于不批準……”；（4）文種不相稱。

——主承送機關。

標注主送機關，要寫明其全稱、規(guī)范性簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。

※上行文的主送機關，特別是請示的主送機關，一般只寫一個，對需要同時報送的另一個或數個上級機關，可以用抄報的形式。

※下行文的主送機關，可以有一個或數個，如對下級請示的回復，主送機關就是那個請示的機關；而上級機關對下級機關發(fā)布的普發(fā)性文件，主送機關則有數個，甚至包括下屬所有機關，在這種情況下，主送機關常常使用泛稱。

——正文，一般分為開頭、主體和結尾三部分。

——附件，可分為兩類：

一類是對正文起補充說明或印證參考作用的，附在正文之后。

另一類是借助公文(如命令、通知、報告等)頒發(fā)的規(guī)章制度以及向上級機關報送或向下級機關批轉(或轉發(fā))的文件，直接附印在正文后面。

——發(fā)文機關，是公文的法定作者。

——成文時間，指文件形成的時間，。

※成文時間不是行文的時間，而是領導簽發(fā)時間。

——印章，是公文正式成文的標志。

——附注，用以說明公文中其他項目無法說明的各項事項。

文尾部分：包括主題詞、抄送機關、印發(fā)標記等。

——主題詞。

——抄報抄送機關，抄報機關在上，抄送機關在下，名稱要使用全稱或規(guī)范性簡稱。

——印發(fā)標記。

（三）公文寫作要點

1、正文事項：內容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達。

（1）并列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯系，獨立性強，但共同為說明主旨服務。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

（2）遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

（四）行政公文的語言

公文寫作語言總的要求是莊重、平實、概括。

公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

二、主要公文的寫作

（一）請示

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：請求指示性請示；請求批準性請示；請示批轉性請示。

寫作要點

（1）主送機關。請示的主送機關是指負責受理和答復該文件的機關。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。

（2）正文部分

1）開頭，主要交代請示的緣由。原因要講得客觀、具體、簡明；理由要闡述得合理、充分、條理。

2）主體，主要說明請求事項。

——內容要單一。所謂“一事一報”，就是一件事一個請示，實際上，一件事中可以包含多個請求事項。

——請示事項要寫的具體、明確、條項清楚、不超出審批機關的職權范圍。

——緣由、事實、根據、請示事項要有合理、嚴密的邏輯性，表達時要有層次性，復雜的還要注意事件發(fā)展、邏輯結構、因果等遞進性。分層分項寫清具體要求并說透理由，提出充足的事實和根據；處理意見要合法、合情、合理、合度，既要符合實際情況需要，也要切實可行，具有可操作性，有利于上級機關的決斷和批復。

——結語，習慣用語一般有“特此請示，請予批準（批示、批復）”、“特此請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。

※常見的問題是：A.緣由不清楚、詳略不當，沒有抓住問題的要害；B.理由不充分，或者過于狹窄，或者缺少必要有力的事實、數據、根據的支撐；C.根據不足、特別是缺乏強有力的根據。關鍵的事實、重要的時間、必要的數據、充分的根據（特別是相關的法律法規(guī)或領導指示、批示）是組成的要素；D.緣由、根據、請求事項雜糅，顛三倒四、翻來覆去，不得要領，E. 結語表達不當，如已經是十分具體、明確的請示，還要寫上“以上請示如無不妥，請予批準（批示、批復）”。F.邏輯混亂、層次不清、請求是想表達不清晰、明確、準確。

（二）批復

1、根據內容、性質的不同，批復可分為兩類：

一類是審批性批復。

一類是指示性批復。

2、批復的結構、內容和寫法

批復由首部、正文和尾部三部分組成。

（1）首部。包括標題和主送機關兩個項目內容。

——標題。批復的標題有多種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、批復事項、行文對象和文種構成；一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成；第三種是由事由和文種構成；第四種是由發(fā)文機關名稱加原件標題和文種構成。

——主送機關。

（2）正文。

——開頭。首先點明批復的下級機關并寫明來文日期、標題和文號，以交代批復的根據。

——主體。主要說明批復事項，針對“請示”的內容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進行議論。

（3）結語。一般用“此復”“特此批復”等習慣用語。

（4）尾部。

※撰寫批復應注意的問題

（1）注意行文的針對性。下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項。

（2）批復的觀點要明確。無論審批性批復還是指示性批復，態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級機關無所遵循。

（3）批復要及時，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

（4）批復的行文要言簡意賅、言止意盡，莊重周嚴，充分體現批復的權威性。

（三）報告

（1）綜合性報告，或稱總結性報告。報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結合。

——情況簡述：工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。

——成績做法：簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。

——經驗教訓：要有觀點、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。

——今后計劃。

（2）專題性報告正文一般寫法：　　

——概述情況。

——說明理由、做法和反映。

——提出意見。

（四）工作總結

1、工作總結可以大體分為：全面總結、專題總結、個人總結三類。

2、總結的結構

（1）標題。由總結的單位、時間、內容或種類組成。如《市場監(jiān)督處GSP認證工作總結》、《稽查處2005年藥品專項整治工作總結》，也可以省略其中一部分，如：毛澤東的《關于打退第二次反共高潮的總結》，其標題不僅省略了總結的單位名稱，也省略了時限。

總結的標題根據中心內容、目的要求、總結方向來定�？偨Y標題有單標題，也有雙標題。雙標題就是分正副標題。正標題往往是揭示主題——即所需總結提煉的東西；副標題往往指明總結的內容、單位、時間等。例如：

監(jiān)督促進兩手抓，上下聯動結碩果

——××縣分局二○○五年農村“兩網”建設工作總結

（2）前言，其目的在于讓讀者對總結的全貌有一個概括的了解、為閱讀、理解全篇打下基礎。

（3）正文。要中心突出，重點明確、闡述透徹、邏輯性強、使人信。

正文的基本內容是做法和體會、成績和缺點、經驗和教訓。

——成績和經驗。一般寫法有二。一是寫出做法；二是“寓經驗于做法之中”。

——存在的問題和教訓。要堅持辯論法，堅持一分為二的兩點論，既看到成績又看到存在的問題，分清主流和枝節(jié)。

寫存在的問題與教訓要中肯、恰當、實事求是。

——結尾一般寫今后努力的方向，或者寫今后的打算。這部分要精煉、簡潔。

※報告、總結中的材料的選擇、處理

（1）材料選擇的標準、范圍、要求

——標準：效能原則。

——范圍：服務主題。

——要求：直接有力。

（2）材料處理要點

——取舍

——歸納與剪裁

——修飾與補充

（3）材料的運用

——詳略服務于目的，取舍服務于內容，長短服務于需要。

（五）通知

通知一般可分為五種：

一是指示性通知。

二是批示性通知，又稱轉發(fā)性通知。

三是周知性通知。

四是會議通知。

五是任免通知。

3、通知的結構一般由標題、正文和落款三部分組成。

（六）公函

1、公函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。

發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。

復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

2、函的結構、內容和寫法

（1）正文。

——開頭。主要說明發(fā)函的緣由。

——主體。主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

——結尾。

——結語。

※撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

三、公文寫作的邏輯性問題

（一）公文寫作的邏輯

1、重視邏輯問題，學會思考和構架

公文構思是一個非常復雜的思維過程，是一種創(chuàng)造性的復合性腦力勞動，既有分析、綜合，又有歸納、概括，但總體上是一個由大到小，由簡到繁，由形式到內容的思考過程。一般是由粗到細，由抽象到具體，由標題到觀點，由觀點到材料這樣一個逐步完善的過程。在這一過程中，掌握其內在規(guī)律，學會思考問題的方法十分重要。

邏輯構思是分層次的，不僅大的部分按照是什么，怎么樣，為什么，怎么辦去思考；問題闡述、層次區(qū)分和語言表述也要按照這幾個部分構思，層層深入，順理成章。

2、邏輯構思要講究順序

正常順序是先明確“是什么”，再講“怎么樣”，再講“為什么”，最后講“怎么辦”。

3、邏輯構思還要講究重點

公文中，總體設計都是由一些單元塊組成的，都離不開邏輯構思問題，比如其中的“情況、特點、問題”回答的是“是什么”；“成績、收獲、做法”回答的是“怎么樣”；“原因、經驗、教訓”回答的是“為什么”；“措施、希望、要求、號召”等回答的是“怎么辦”。

這幾個問題不能平均用力，而是根據內容的不同要求有所側重。

如果是經驗材料，“怎么樣”要講實，“為什么”要講深講透，少講“是什么”和“怎么辦”；

如果是通報，則要多講“是什么”，精講“為什么”和“怎么辦”。

（二）公文寫作的“三段論”

公文基本上都屬于議論文的范疇。一篇公文是否成功，主要應該看對以上三個基本問題回答得怎么樣，其中特別要研究和回答好“怎么辦”的問題。

1、實事求是地回答“為什么”的問題，深刻闡明制發(fā)公文的必要性和基本前提

“為什么”就是要回答清楚事物的性質，或者講概念，或者講做法，或者講特點，或者講問題，都要清楚明白，使受文者知其然，又知其所以然。

對“為什么”的問題，要力圖把緣由、事實情況講足、講透、講到位。這樣做也是由公文的性質及其所論述的問題決定的。

2、言簡意賅地指出“是什么”的問題，闡明事情的本質、現狀和基本的含義與內容。

這部分的內容必須闡述精當、定義準確、切中要害。

3、重點研究好“怎么辦”的問題，實事求是地回答“怎么辦”的問題，是公文的重點和閃光的部分。